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企业海外业务合规管理的实践总结与思考

2022年09月27日

来源:中国国际贸易促进委员会北京市分会

合规是企业“走出去”行稳致远的前提,合规管理能力是企业国际竞争力的重要方面。尤其是在中美贸易战和贸易保护主义背景下,叠加全球新冠疫情影响,当前和今后,我国企业海外业务面临强监管、高风险、重处罚的违规风险陡增,在企业管理实践中,应当准确识别合规义务,全面嵌入现有的内控流程中,确立专业化的海外合规管理体系。

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2018年12月29日,发展改革委、外交部、商务部等七部委联合发布《企业境外经营合规管理指引》(以下简称《境外合规指引》),为中国企业海外业务的合规管理进一步指明了方向。《境外合规指引》第三条指出,合规,是指企业及其员工的经营管理行为符合有关法律法规、国际条约、监管规定、行业准则、商业惯例、道德规范和企业依法制定的章程及规章制度等要求。据此,合规应当包括外规和内规两个方面。

笔者认为,规是基础,合是功夫。总的来说,合规就是要从法律法规、外规内化的角度强调企业要加强内控流程管理,用红线和底线思维从公司和员工两个维度进行行为的硬约束。以上合规管理要求在企业海外业务领域表现尤为突出。

美、欧、日、韩、澳等经济发达国家和世界银行等国际组织为保护市场公平竞争和本国市场,倡导诚信、合法经营,在贸易、投资、市场监管等方面颁布了大量强监管、重处罚的法律规定。例如,美国和欧盟在反垄断、个人数据保护领域都有按照集团营业额比例进行处罚的大量案例,达成垄断协议(Antitrust)、构成欺诈(Fraud)等在美国均有刑事责任,罚款和刑期还可以按照违法次数累加计算。

正如《境外合规指引》中所述,在贸易管制、国家安全审查、反垄断、数据保护、反洗钱、反贿赂等领域,业务所涉国家(地区)的监管要求均可能与国内不同,企业走出去面临各种各样的强监管,一不留神就可能“踩雷进坑”。因此,国内企业必须加强对海外重点合规领域以及主要合规义务的了解,海外业务拓展才能顺利安全。

以上合规板块,并非所有企业海外业务都会涉及,企业应根据自身业务规模、所属行业和业务区域的实际情况,选择重点风险领域加强管理。

二、海外业务合规管理的方法论和标准化动作

机构设置方面,欧美和我国合规指南或指引中一般均要求设置专门的合规管理部门、合规负责人、配备合规队伍并做出高层的合规承诺。企业在合规实践中如何将上述基本要求(标配)落地,首先取决于现有的组织架构。据笔者了解,目前大多数公司均将海外合规管理工作放在大的法务组织之下,也有将海外业务合规放在公司合规部门下,作为一个独立的合规分支的来设置。其实只要配备专业的人员,能将合规要求融入业务流程,两种方式都可以满足监管要求。也就是说,关键看合规控制的实际效果,以“疗效”来评判“治疗方式”。

体系建设方面,首先,海外业务合规管理部门应牵头制订《海外业务合规管理制度》和《海外业务合规审查流程和权限》,明确公司业务部门、合规部门和财务、人事等协同部门的职责和权限,业务部门属于主责和一线部门,有义务反馈合规风险,进行合规咨询;合规部门作为牵头部门和第二道防线,主要进行合规审查和检查;财务、人事等作为协同部门,主要将合规义务嵌入本组织的内控流程,配合完成合规控制。

其次,针对重点领域、重点人员和重点环节,应部署制订适用于不同对象、不同类别的合规指引(指南),具体包括:

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    专业内容方面,海外合规管理部门应从经营、投资、贸易、境外工程等四个方面制订专项合规指引。例如,针对国际业务中风险较高的美国贸易管制、商业秘密、数据保护、反垄断、世界银行制裁等专业合规板块,进行梳理分析,建议分别发布适用于业务和法务的《美国反海外腐败法指引》、《美国国家安全审查指引》、《美国出口管制和制裁合规指引及实施细则》、《美国商业秘密合规指引》、《欧盟<一般数据保护条例>合规指引》、《欧盟反垄断合规指南》、《世界银行制裁合规指引》、《海外子公司突袭调查应对指南》和《外国企业法定信息查询指南》等合规指引,形成企业层面的指引体系。

    具体落地方面,上述合规指引应尽量贴合海外业务实际需求,通过“可以做”和“不能做”等简明方式导出合规要求。为进一步推进海外合规风险管控落地,海外合规管理部门应制定各专业合规板块的审查表单和流程,实现海外合规风险“硬约束”。同时,为适应公司全球化布局并加强海外子公司的管理,海外合规管理部门应主导制定相关子公司合规管理规范和适用所有海外子公司合规管理规范。各规范以合规管理为切入点,联合人事、财务等管理部门,共同梳理海外经营的业务红线,切实保障公司国际业务(本地化)合法合规。

     

    三、做好海外业务合规的总结与思考

    (一)解读要准

    “准”为准确,一是对海外法规的专业性解读要准确,二是合规边界界定要精准。合规管理的价值在于服务业务,而非束缚业务。所以成熟且到位的合规管理需以正确深入把握合规要求和内在立法逻辑为基础,结合公司业务需求因地制宜划出合规边界,依照红线指导和负面清单,实际服务于公司业务,最终实现合规管理与业务需求真正捏合。

    例如,根据美国二级制裁要求,中国汽车厂商向伊朗销售整车是合规的,但是零部件企业向伊朗整车厂销售汽车零部件就会被认定违规,因为会增强伊朗汽车工业组装能力。只有正确理解合规边界,才能最大限度释放业务,通过专业化合规管理展现企业软实力和竞争力。

    (二)嵌入要实

    “实”为落实,强调合规管理有效性,即海外合规管理需全方位嵌入公司风险管控流程。据此目标,应补充设计多项合规审查流程和表单,例如反海外商业贿赂合规审查、反垄断合规审查、出口管制和制裁合规审查、数据保护合规审查等。探索将之嵌入公司已广泛运行且认可度高的流程(如内控管理、合同管理)中。由此,不仅可顾及各业务部门风险防控的工作量和接受度,并可在控制合规成本的同时实现有效合规管理。

    (三)体系要融

    “融”为融合,海外合规管理应从工作机制和流程管理上与内控、风控、审计、法务等同样承担公司风险管控的部门达成融洽互补的良性工作关系。海外合规管理工作小组成员应涵盖上述风险管理部门,并已形成定时沟通、分工配合、协力推行合规检查等深度融合的工作机制。公司各风险管控部门各司其职,相互补充配合,从不同的专业角度合力保障公司海外风险整体防控。

    (四)导出要简

    “简”为简单,即对业务而言,海外合规管理要求必须深入浅出、简单明了。如前所述,精准、简单的“红线式”要求更易被业务部门认可和接受。因此,海外合规管理部门秉着力求合规管理简明清晰的原则,应持续发布《海外销售红线》、《海外合规速递》、《海外商务行为法律合规问答》等形式简单的合规宣贯产品,必将受到高管和业务人员的普遍欢迎和认可。

主办:北京市贸促会     建设运维:北京市贸促会综合事务中心

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